Die E-Mail-Adresse entscheidet zunächst über die Domain. Dort liegt die Standardvorlage, die alle abgedeckten Personen erhalten. Darauf aufbauend lassen sich Varianten für klar definierte Gruppen oder gemeinsame Postfächer einrichten.
Die Zuordnungslogik
- 1Domain-Standard
Jede angebundene Domain erhält eine Standardvorlage. Ohne wirksame Vorlage kann für diese Domain keine Signatur gerendert werden.
- 2Gruppen-Ausnahme
Eine Gruppe kann auf ausgewählten Domains eine abweichende Vorlage und gemeinsame Daten erhalten, etwa für Geschäftsführung, Vertrieb oder einen Standort.
- 3Gemeinsames Postfach
Adressen wie info@ oder support@ können die Domain-Vorlage verwenden oder ein eigenes Design erhalten. Zugeordnete Personen und Gruppen bestimmen, wer damit arbeitet.
- 4Personendaten
Die Person liefert die individuellen Inhalte und die aktiven Absenderadressen — sie wird nicht mit einer weiteren, widersprüchlichen Einzelvorlage überladen.
Pro Person und Domain ist höchstens eine Gruppenvariante wirksam. Dadurch bleibt eindeutig, welche Vorlage beim Schreiben gewählt wird.
Gemeinsame Postfächer bleiben echte Microsoft-Postfächer
acourse liefert die passende Signatur für die ausgewählte Absenderadresse und nutzt bei vollständig gepflegten Personen deren persönlichen Kontext; andernfalls steht eine neutrale Postfachfassung bereit. Die Berechtigung „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“ wird weiterhin in Microsoft 365 verwaltet.
Das bringt es Ihnen
- Ein Domain-Standard statt Einzelzuweisung für jede Person.
- Gezielte Varianten für Funktionen, Standorte oder Teams.
- Eigene Signaturen für gemeinsame Postfächer ohne Vermischung mit Microsoft-Berechtigungen.