Die E-Rechnung ist im deutschen B2B-Geschäft keine Zukunftsmusik mehr, sondern gültiger Rechtsrahmen. Für Unternehmen stellt sich weniger die Frage ob, sondern wann welcher Schritt ansteht — und was XRechnung und ZUGFeRD im Alltag konkret bedeuten. Dieser Beitrag ordnet den Stand ein; die verbindliche Beurteilung für Ihren Betrieb trifft Ihre Steuerberatung.
Was eine E-Rechnung ausmacht
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF und kein eingescanntes Papier, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF, das nur ein Bild der Rechnung zeigt, gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung — es ist eine „sonstige Rechnung“. Genau diese Unterscheidung ist der Kern der Umstellung.
- XRechnung: ein reines XML-Format, im öffentlichen Auftragswesen bereits seit Jahren etabliert.
- ZUGFeRD (ab Version 2.x): ein Hybrid aus einem PDF für das Auge und einem eingebetteten XML-Datensatz für die Maschine — beides in einer Datei.
- Beide erfüllen die Norm EN 16931; welches Format zum Einsatz kommt, können Geschäftspartner untereinander abstimmen.
Der Zeitplan — gestaffelt, nicht auf einen Schlag
Wichtig für die Einordnung: Empfangen und Ausstellen sind zwei verschiedene Pflichten mit verschiedenen Zeitpunkten.
- 1Seit 2025: empfangen können
Bereits seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. Dafür genügt technisch schon ein E-Mail-Postfach, in dem die Datei entgegengenommen wird.
- 2Übergangszeit 2025 und 2026: ausstellen weiter flexibel
In diesen Jahren dürfen Rechnungen noch auf Papier oder — mit Zustimmung des Empfängers — als PDF ausgestellt werden. Der Empfang muss aber schon funktionieren.
- 3Ab 2027 und 2028: Ausstellungspflicht gestaffelt
Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, wird stufenweise eingeführt — zuerst für Unternehmen mit höherem Vorjahresumsatz, danach für die übrigen. Die genauen Schwellen und Termine sollten Sie für Ihren Betrieb mit der Steuerberatung abklären.
Der Reihenfolge nach ist die Empfangsfähigkeit der drängendere Punkt: Sie gilt bereits. Wer heute noch keine XRechnung öffnen kann, sollte diesen Schritt zuerst gehen — unabhängig davon, wann die eigene Ausstellungspflicht greift.
Vom Pflichtthema zur Erleichterung
Die Umstellung wirkt zunächst wie Bürokratie, hat aber einen handfesten Vorteil: Eine strukturierte Rechnung muss nicht mehr per Texterkennung erraten werden — die Felder liegen exakt vor. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und jede einzelne Position kommen ohne Erkennungsunsicherheit an. Das bedeutet weniger Abtippen, weniger Tippfehler und eine schnellere Verarbeitung.
Behandeln Sie beide Welten getrennt: Strukturierte E-Rechnungen werden nativ aus dem XML gelesen, nur echte Papierbelege und Fotos laufen weiter über die Texterkennung. So spielen Sie die Genauigkeit der E-Rechnung voll aus.
In acourse laufen Upload, E-Mail-Eingang und E-Rechnung über denselben Kanal: XRechnung, ZUGFeRD und UBL werden strukturiert gelesen, gescannte Belege per OCR — mit Dublettenerkennung und einem Confidence-Score je Feld. So bleibt der Belegeingang ein Prozess, egal in welchem Format die Rechnung kommt.
Wie der Belegeingang strukturierte und gescannte Rechnungen im selben Workflow verarbeitet, zeigt die Modulseite.