Für Geschäftsunterlagen gelten in Deutschland Aufbewahrungspflichten von bis zu zehn Jahren — und die GoBD verlangen, dass das aufbewahrte Dokument dem Original entspricht und jede Verarbeitung nachvollziehbar bleibt. Ein Cloud-Ordner erfüllt das nicht; ein DMS mit Prinzipien schon.
Die Bausteine der revisionssicheren Ablage
- 1Original bleibt Original
Das abgelegte Dokument wird unverändert aufbewahrt; Bearbeitungen und Zuordnungen passieren an Metadaten, nie am Original.
- 2Jede Aktion protokolliert
Upload, Verschieben, Verknüpfen, Freigeben — der Audit-Trail dokumentiert, wer wann was getan hat.
- 3Zugriff für Dritte — schreibgeschützt
Belege lassen sich über geschützte Links bereitstellen, etwa für den Abruf über die DATEV-Beleganzeige: unveränderbar (WORM), nachvollziehbar, ohne Kopien per E-Mail.
Gehostet wird in Deutschland; Belege bleiben mit Buchung und DATEV-DMS verknüpft — Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit gehören zusammen.
Das bringt es Ihnen
- Aufbewahrungspflichten erfüllt, ohne separates Archivsystem.
- Nachvollziehbarkeit per Audit-Trail statt Vertrauenssache.
- Schreibgeschützte Beleg-Links statt E-Mail-Anhänge an Prüfer und Partner.