Die Wiedervorlage ist das ehrlichste Automatisierungswerkzeug der meisten Büros: ein Zettel, eine Kalender-Erinnerung, ein Daran-denken. Sie funktioniert, solange die Person da ist, die daran denkt. Fällt sie aus, fällt der Prozess aus. Ein echter Workflow löst dieses Versprechen ein, ohne sich auf ein Gedächtnis zu verlassen — er wird ausgelöst, prüft eine Bedingung und führt eine Aktion aus. Genau nach diesem Dreiklang ist das Workflow-Modul von acourse gebaut.
Trigger, Bedingung, Aktion — die drei Bausteine
Jeder Ablauf folgt derselben Grammatik: Ein Ereignis startet ihn (der Auslöser), eine Prüfung entscheidet, ob und wie es weitergeht (die Bedingung), und ein oder mehrere Schritte erledigen die Arbeit (die Aktion). Gebaut wird das nicht in Skripten, sondern im visuellen Builder: Jeder Schritt ist ein Knoten, die Verbindungen bestimmen die Reihenfolge, und Kanten können Bedingungen tragen — „nur wenn der Betrag über einer Schwelle liegt“ oder „nur wenn ein Feld gesetzt ist“. Zweige laufen parallel, an Zusammenführungen wartet der Ablauf wahlweise auf alle oder macht mit dem ersten weiter. Was Sie zeichnen, wird ausgeführt — das Diagramm ist zugleich Dokumentation und laufender Prozess.
Welche Ereignisse einen Workflow starten
Automation ist nur so gut wie ihre Anschlusspunkte. Weil Workflows und Fachmodule auf derselben Plattform laufen, entstehen die Auslöser direkt im System — es braucht keine Drittanbieter-Brücke, die Ereignisse abfragt. Diese Ereignisse gibt es heute wirklich:
- Faktura: eine Rechnung wird finalisiert.
- Lager: ein Mindestbestand wird unterschritten, eine Lagerbewegung wird gebucht, eine Bestellung geht ein.
- Reservierungen: erstellt, bestätigt, umgebucht, erschienen, abgeschlossen, storniert oder als No-Show markiert.
- Kontakte: angelegt, geändert oder archiviert — auch der neue Rechnungskunde.
- Dokumente: ein Beleg wird hochgeladen, ein Dokument wird übergeben.
Statt jedes Einzel-Ereignis zu verdrahten, reagiert ein Muster wie „inventory.*“ auf alles aus dem Lager. Und Schritte, deren Modul nicht gebucht ist, werden beim Lauf übersprungen statt zu scheitern — ein Workflow bleibt lauffähig, auch wenn er mehr kann als Ihr aktueller Modulumfang.
Was ein Workflow dann tut
- 1Auslöser bestimmen
Sie wählen das Ereignis — exakt, per Muster oder mit Zusatzbedingung auf den Ereignisdaten. Alternativ startet ein Ablauf manuell per Klick, etwa für ein Onboarding, das jemand bewusst anstößt.
- 2Bedingungen verzweigen
Kanten mit Bedingungen leiten den Lauf — der große Auftrag geht einen anderen Weg als die Kleinbestellung. Je Schritt legen Sie fest, ob ein Fehler den Lauf abbricht oder der Rest weiterläuft.
- 3Aktionen ausführen
Aufgabe anlegen, E-Mail oder SMS senden, Rechnungs- oder Zahlungsentwurf erstellen, Lagerbewegung oder Wareneingang buchen, eine Signatur einholen, ein Dokument anfordern, einen CRM-Kontakt oder Termin anlegen — die Schritte greifen direkt in Ihre gebuchten Module.
- 4Menschen entscheiden lassen
Freigabe-, Formular- und Upload-Schritte pausieren den Ablauf, bis jemand handelt. Was auf einen Menschen wartet, sammelt die Workflow-Inbox — nichts bleibt unbemerkt liegen.
Der letzte Punkt ist der wichtigste — und der ehrlichste. Workflows erzeugen Rechnungs- und Zahlungs-Entwürfe; finalisiert und versendet wird von Menschen. Was Geld bewegt oder nach außen geht, läuft nicht ungeprüft durch. Genau diese Trennung macht die Automation vertrauenswürdig: Die Routine verschwindet, die Kontrolle bleibt.
Fangen Sie mit einem einzigen Ablauf an, den heute ein Mensch von Hand erledigt — etwa „neuer Rechnungskunde angelegt → Willkommens-Aufgabe für die Betreuung“. Jeder Lauf steht danach mit Status, Eingaben und Ergebnis im Protokoll, und Sie sehen live, welcher Knoten gerade arbeitet oder wartet.
So wird aus der Wiedervorlage, die an einem Kopf hängt, ein dokumentierter Ablauf, der auch dann läuft, wenn dieser Kopf im Urlaub ist. Wie visueller Builder, Auslöser und Freigabe-Schritte im Detail zusammenspielen, zeigt die Modulseite.