Zwischen der großen Aufgabenliste und dem schweren Projektmanagement-Tool klafft eine Lücke: die interne Kampagne, der Umbau, das Kundenprojekt mit einer Handvoll Aufgaben und ein paar Dutzend Stunden. Für genau diese Vorhaben sind zwei aufeinander aufbauende Module gedacht — Projekte als leichte Klammer und Projekt-Budgets für die Kontrolle darüber. Zusammen führen sie von der ersten Aufgabe bis zur fertigen Rechnung.
Projekte: die Klammer, kostenlos enthalten
Ein Projekt in acourse ist kein Verwaltungsakt — Name vergeben, optional einen Kunden verknüpfen, fertig. Ab dann sammelt es, was zu einem Vorhaben gehört: Aufgaben mit allem, was Aufgaben können — Zuweisung, Fristen, Kommentare, Checklisten — und die daran erfassten Zeiten. Der Aufwand je Projekt läuft automatisch zusammen und ist jederzeit ablesbar, ohne dass jemand eine eigene Auswertung baut. Vorhaben können rein intern sein oder am Kunden hängen; Projekte sind aktiv, abgeschlossen oder abgebrochen, und die Historie bleibt erhalten. Das Modul Projekte ist kostenlos enthalten — es gehört zur Basis, nicht auf die Preisliste.
Für viele kleine Vorhaben reicht diese Sichtbarkeit völlig. Erst wenn aus Sichtbarkeit Steuerung werden soll — Budget, Frühwarnung, Abrechnungsanlass —, kommt das zweite Modul ins Spiel.
Projekt-Budgets: Deckel, Burndown, Frühwarnung
Das Modul Projekt-Budgets legt über dieselben Projekte einen Deckel — wahlweise in Stunden oder in Euro. Euro-Budgets bewerten die erfassten Zeiten mit den hinterlegten Stundensätzen. Der entscheidende Unterschied zu einer nachträglichen Auswertung: Das Budget meldet sich selbst, solange man noch steuern kann.
- 1Budget setzen
Je Projekt ein Stunden- oder Euro-Deckel — neu angelegt oder direkt aus einem Angebot bzw. einer Rechnung erzeugt, samt passendem Budget-Vorschlag. Als Modell wählen Sie Vorkasse, einen monatlich zurücksetzenden Retainer oder offene Abrechnung nach Aufwand.
- 2Burndown mitlaufen lassen
Jede erfasste Zeit zählt gegen den Deckel; der Verbrauch läuft als Kurve, Restbudget und Tempo sind auf einen Blick erkennbar.
- 3An der Schwelle warnen
Standardmäßig bei 80 Prozent — je Projekt einstellbar — geht eine Benachrichtigung an die Verantwortlichen. Sie feuert genau einmal, nicht bei jedem Timer-Stopp, damit keine Alarm-Müdigkeit entsteht.
- 4Am Deckel abrechnen
Bei 100 Prozent erzeugt acourse automatisch einen Rechnungsentwurf aus den noch nicht fakturierten Leistungen — als Entwurf: geprüft und versendet wird von Ihnen.
Der Verbrauch bleibt über 100 Prozent hinaus sichtbar — das Budget deckelt die Transparenz, nicht die Zeiterfassung. Und jeden Montag fasst ein Digest die laufenden Budgets und ihren Verbrauch für die Verantwortlichen zusammen.
Von der Aufgabe zur Rechnung — ohne Übertrag
Der eigentliche Gewinn liegt im Übergang, an dem sonst Leistung versickert. Weil Aufgaben, Zeiten und Budget an einem Projekt hängen und die erfasste Zeit von Anfang an ein Abrechnungsobjekt ist, entsteht die Honorarrechnung aus der geleisteten Arbeit — nicht aus einer abgetippten Stundenliste. Bereits fakturierte Leistungen sind markiert, eine Doppelabrechnung ist ausgeschlossen. So wird der Abrechnungsanlass, der in vielen Betrieben schlicht vergessen wird, zum automatischen Nebenprodukt des Budgets.
Klein anfangen, bei Bedarf ausbauen: die leichte Projekt-Klammer kostenlos, die Budget-Steuerung als ein Modul mehr — dieselben Projekte, mehr Kontrolle. Wie Aufgaben, Zeiten, Burndown und Rechnungsentwurf im Detail ineinandergreifen, zeigt die Modulseite.