Nicht jedes Werkzeug im Betrieb dreht sich um Rechnungen und Kunden. Zwischen den Vorgängen liegt das interne Wissen: die Gesprächsnotiz, der geteilte Portal-Login, die Ankündigung, die alle erreichen soll. In vielen Teams lebt genau dieses Wissen verstreut — im privaten Notizbuch, in einer Excel-Liste voller Passwörter, in einer WhatsApp-Gruppe. Drei schlanke acourse-Module geben ihm einen Ort: Notizen, der Passwort-Manager und das Social Board.
Notizen: Wissen mit Kontext
Eine Notiz ist schnell festgehalten — Titel, Text, fertig —, aber ihr Wert entsteht durch den Kontext. In acourse hängt sie am richtigen Mandanten bzw. an der richtigen Firma, trägt Anhänge wie das Foto vom Whiteboard und ist per Suche sofort wieder da. Entscheidend ist die Sichtbarkeit: Als „intern“ markierte Notizen sieht nur das Team mit entsprechender Berechtigung; Notizen ohne Firmenbezug bleiben persönlich und sind nur für Sie sichtbar — das eingebaute Notizbuch neben der Teamablage. So liegt der Gesprächskontext beim nächsten Termin direkt am Vorgang, statt in privaten Notizbüchern verloren zu gehen. Notizen sind kostenlos in jedem Arbeitsbereich zuschaltbar.
Passwort-Manager: verschlüsselt, mit eigenem Anzeige-Recht
Geteilte Zugangsdaten — vom ELSTER-Login bis zum Mandanten-Portal — sind in vielen Teams ein Sicherheitsrisiko: Sie kursieren in Tabellen, Mails und Chats, und beim Ausscheiden von Mitarbeitenden weiß niemand, wer welchen Zugang kennt. Der Passwort-Manager legt sie stattdessen kontrolliert ab.
- 1Verschlüsselt ablegen
Beim Speichern wird das Passwort mit AES-256 verschlüsselt — in der Datenbank liegt nie Klartext. Jeder Eintrag gehört zu einer Firma bzw. einem Mandanten, dazu URL, Benutzername, Notizen und eigene Felder.
- 2Getrennt berechtigen
Anlegen, Bearbeiten, Löschen und Anzeigen sind getrennte Berechtigungen, abgestuft nach Rolle im Arbeitsbereich und sauber getrennt je Mandant.
- 3Klartext nur auf Anforderung
Das Anzeigen des Klartext-Passworts ist eine eigene, separat vergebene Berechtigung und ein bewusster Klick — Listenansichten zeigen keine Passwörter.
Ehrlich eingeordnet: acourse ist ein Team-Passwort-Manager mit Berechtigungsmodell — kein Zero-Knowledge-Tresor und keine Sammlung privater Team-Vaults. Die Verschlüsselung erfolgt serverseitig im Backend, gehostet in Deutschland. Der Gewinn ist der kontrollierte, nachvollziehbare Team-Zugriff — nicht die Illusion, dass technisch niemand außer Ihnen je herankäme.
Auch der Passwort-Manager ist in jedem Arbeitsbereich ohne Zusatzkosten enthalten. Im Vertretungsfall findet die berechtigte Kollegin den Portal-Zugang sofort; beim Ausscheiden wird schlicht die Berechtigung entzogen, statt Passwörter einzusammeln.
Social Board: das interne schwarze Brett
Wichtige Ankündigungen gehen in WhatsApp-Gruppen und E-Mail-Verteilern unter, und wer neu dazukommt oder aus dem Urlaub zurück ist, kann nichts nachlesen. Das Social Board ist der eine Ort, an dem „alle“ wirklich alle sind — ein internes News-Board:
- Beiträge mit Text, Link-Vorschau, Bildern und Videos, als Entwurf vorbereitet und veröffentlicht, wenn es passt.
- Reaktionen mit einem Klick und Kommentare im Strang — Rückmeldung ohne Antwort-an-alle-Flut.
- Sichtbarkeit steuerbar: an alle im Unternehmen oder gezielt an bestimmte Firmen bzw. Mandanten.
- Push-Benachrichtigung aufs Handy und ein Ungelesen-Zähler, der auch Urlauber abholt — in Web-App und acourse-App.
Der eigene Instagram-Kanal und versendete Mailings erscheinen automatisch als Karten im Board. Wichtig: Das Board spiegelt nur nach innen — nach außen veröffentlicht es nichts. Es ist ein schwarzes Brett, kein Social-Media-Planer.
Drei Module, ein aufgeräumtes Innenleben
Notizen, Passwörter und Ankündigungen haben eines gemeinsam: Sie sind zu wichtig, um verstreut zu leben, aber zu klein für ein eigenes Fremd-Tool. Weil alle drei im selben Arbeitsbereich liegen, teilen sie dessen Mandanten-Struktur und Berechtigungen — das interne Wissen bekommt einen Ort, ohne ein viertes Login.
So wandert das, was zwischen den Vorgängen liegt, aus privaten Notizbüchern, Excel-Passwortlisten und Chat-Gruppen in den kontrollierten Team-Zugriff. Wie Sichtbarkeit, Berechtigungen und das Board im Detail funktionieren, zeigen die Modulseiten.