Kanzlei- und Büroarbeit ist zu großen Teilen Rhythmusarbeit: Dieselben Fristen, dieselben Prozesse, dieselben Abrechnungen kehren wieder — nur die Mandanten und die Termine ändern sich. Wer diesen Rhythmus in Köpfen, Zetteln und einem Fristenkalender aus Papier verwaltet, verlässt sich darauf, dass niemand krank wird und niemand kündigt. Das Modul Aufgaben & Zeiterfassung macht aus diesem Kopfwissen ein System — und schließt die erfassten Stunden gleich an die Rechnung an.
Aufgaben, die den Kontext mitbringen
Eine Aufgabe ist mehr als ein Häkchen: Sie trägt Zuweisung und Beobachter, Kommentare mit @Erwähnungen und ein Aktivitätsprotokoll — und sie hängt am richtigen Mandanten und an den passenden Dateien. So steht bei jeder Aufgabe der Zusammenhang direkt daneben, statt in E-Mail-Verläufen verstreut zu sein. Wiederholbare Abläufe legen Sie als Checklisten-Vorlage an; damit werden Qualität und das Onboarding neuer Kolleg:innen reproduzierbar, weil niemand den Prozess jedes Mal neu erklärt.
Wiederkehrende Fristen, die sich selbst anlegen
Der wunde Punkt jeder Organisation sind die wiederkehrenden Pflichten — Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnläufe, Abschlüsse. Statt sie im Kopf zu behalten, bekommt eine Aufgabe ihren Rhythmus:
- 1Wiederholung definieren
Eine Aufgabe erhält ihren Takt — von täglich bis jährlich — samt Zuständigkeit und Mandanten-Bezug. Ab dann erzeugt sie sich selbst.
- 2Erinnern lassen
Vor der Frist werden Verantwortliche und Beobachter automatisch erinnert — die Frist meldet sich, statt gesucht zu werden.
- 3Im Kalender sehen
Fristen, Feiertage und Steuertermine liegen im Team-Kalender; eine Zuständigkeits-Matrix zeigt, wer welchen Mandanten betreut — auch im Vertretungsfall.
Wiederkehrende Aufgaben tragen ihre Historie mit: Was im letzten Zyklus passierte — Kommentare, Anhänge, Erledigung — bleibt nachvollziehbar. Der Vertretungsfall wird damit zum Nachlesen statt zum Rätselraten.
Zeiterfassung, die auf der Rechnung ankommt
Zeiterfassung scheitert selten an der Disziplin und fast immer an der Verwertung: Die Stunden stehen im einen System, die Rechnung entsteht im anderen — dazwischen versickert abrechenbare Leistung. In acourse ist die erfasste Zeit von Anfang an ein Abrechnungsobjekt.
- Stunden werden je Mandant, Tätigkeit und Person erfasst — direkt an der Aufgabe, nicht in einer losgelösten Tabelle.
- Der Stundensatz folgt einer klaren Hierarchie: vom Standardsatz über die Tätigkeit bis zum individuell vereinbarten Kundensatz — der spezifischste Satz gewinnt.
- Abrechenbare Zeiten fließen direkt in die Rechnung; bereits fakturierte Leistungen sind markiert, Doppelabrechnung ausgeschlossen.
Die aufschlussreichste Kennzahl vieler Betriebe ist der Abgleich „erfasst gegen abgerechnet“: Er zeigt, wie viel geleistete Arbeit tatsächlich fakturiert wird — und wo im Alltag Honorar liegen bleibt.
Ein Fluss statt vieler Werkzeuge
Der Gewinn ist nicht das einzelne Feature, sondern der durchgehende Fluss: Aus einer Checklisten-Vorlage werden Aufgaben, an den Aufgaben entstehen Zeiten, und aus den abrechenbaren Zeiten wird die Honorarrechnung — ohne Übertrag, ohne Systemwechsel. Verpasste Fristen, verlorene Stunden und Prozesse, die nur eine Person kennt, sind damit keine Frage der Disziplin mehr, sondern des Systems.
So organisiert sich das Team weitgehend selbst — Fristen melden sich, Prozesse wiederholen sich verlässlich, und Leistung geht nicht mehr verloren. Wie Aufgaben, wiederkehrende Fristen, Kalender und Zeiterfassung im Detail zusammenspielen, zeigt die Modulseite.