Offene Forderungen sind das Betriebskapital, das schon erarbeitet, aber noch nicht auf dem Konto ist. In vielen Betrieben werden sie erst im Jahresabschluss sichtbar — dann ist es für eine freundliche Erinnerung längst zu spät. Wer Forderungen im Griff haben will, braucht zwei Dinge: den jederzeitigen Überblick, wer wie lange überfällig ist, und einen Prozess, der säumige Kunden erinnert, ohne die pünktlichen zu verärgern.
Die Altersstruktur: die richtige Frage stellen
Eine OPOS-Liste mit hunderten Zeilen beantwortet die falsche Frage. Die richtige lautet nicht „Was ist alles offen?“, sondern „Wo brennt es?“. Die Altersstruktur — auch Aging genannt — beantwortet genau das, indem sie jeden Posten nach seiner tatsächlichen Überfälligkeit einsortiert.
- Jeder Posten trägt sein echtes Fälligkeitsdatum — aus den Zahlungsbedingungen oder direkt aus dem DATEV-Bestand, nicht als Näherung über das Belegdatum.
- Automatische Buckets: noch nicht fällig, fällig, 30, 60, 90+ Tage überfällig.
- Debitoren und Kreditoren in derselben Systematik — Forderungen wie Verbindlichkeiten.
Jede Summe lässt sich bis zum einzelnen Posten aufklappen. Wer im 90-Tage-Bucket steht, ist ein Fall fürs Telefonat, nicht für die nächste Excel-Runde.
Für die Beratung ist die Altersstruktur Gold wert: Sie zeigt einem Mandanten sein Liquiditätsrisiko, bevor es im Jahresabschluss zur Fußnote wird — und liefert den Gesprächsanlass gleich mit.
Auszifferung: die Liste, die sich selbst pflegt
Der Grund, warum OPOS-Listen scheitern, ist selten der erste Abgleich — es ist die Dauerpflege. Zahlungen kommen täglich, Listen veralten wöchentlich. Die Auszifferung dreht das um, indem Zahlungsströme und Posten sich automatisch finden.
- 1Zahlung trifft ein
Der Kontoumsatz aus dem angebundenen Banking wird gegen die offenen Posten abgeglichen — nach Betrag, Gegenpartei und Referenz.
- 2Posten schließt sich
Passt der Treffer, gilt der Posten als ausgeglichen. Der Ausgleich wird an die zugehörige Buchung zurückgeschrieben — OPOS-Liste und Buchhaltung erzählen dieselbe Geschichte.
- 3Rest im Stapel
Für Sammelüberweisungen, Teilzahlungen und Sonderfälle gibt es Stapel-Operationen: mehrere Posten markieren, gemeinsam ausgleichen oder exportieren.
Das Zusammenspiel mit dem Mahnwesen
Hier greifen zwei Module ineinander. Die OPOS-Ansicht zeigt, wer überfällig ist; das Mahnwesen der Faktura kümmert sich um die Eskalation. Entscheidend ist die automatische Auszifferung dazwischen: Weil bezahlte Forderungen sofort aus den offenen Posten verschwinden, mahnt die Faktura nur noch, wer wirklich nicht bezahlt hat. Wer schon überwiesen hat, bekommt keine Mahnung — jene Peinlichkeit, an der getrennte Systeme regelmäßig scheitern, entfällt.
Hinterlegen Sie je Mandant feste Empfänger für die OPOS-Liste. Dann geht die Fälligkeitsübersicht monatlich automatisch raus — und das Forderungsmanagement wird vom Feuerwehreinsatz zur Routine.
Nachvollziehbar bleiben
Frühere OPOS-Listen bleiben archiviert, jede Änderung ist protokolliert. Der Stand von vor drei Monaten lässt sich damit jederzeit belegen — für die interne Nachvollziehbarkeit ebenso wie im Gespräch mit dem Mandanten.
So wird aus einer statischen Liste ein lebendiges Forderungsmanagement: Alterung auf einen Blick, Auszifferung im Hintergrund, Mahnwesen nur bei echten Säumigen. Wie Altersanalyse, Auszifferung und automatischer Versand im Detail funktionieren, zeigt die Modulseite.