Zwischen dem ersten Kundenkontakt und dem Zahlungseingang liegen in vielen Betrieben fünf oder sechs Werkzeuge: ein Adressbuch für Kontakte, eine Vorlage für Angebote, ein zweites Programm für Rechnungen, das Onlinebanking für den Abgleich und eine Erinnerungsliste fürs Mahnen. Jeder Übergang zwischen ihnen ist ein Medienbruch — und jeder Medienbruch kostet Zeit und produziert Fehler.
Was ein Medienbruch wirklich kostet
Der offensichtliche Preis ist das doppelte Erfassen: Dieselbe Adresse, dieselben Positionen, dieselben Beträge werden mehrfach eingetippt. Der versteckte Preis ist der Kontrollverlust. Wurde die Rechnung schon geschrieben? Ist sie bezahlt? Muss gemahnt werden? Wenn diese Informationen in verschiedenen Programmen liegen, kennt niemand mehr den vollständigen Stand eines Vorgangs.
Eine Kette statt fünf Inseln
Der Ausweg ist, den Vorgang durchgängig zu halten — vom Kontakt bis zum Zahlungseingang.
- 1Kontakt und Angebot
Der Kunde liegt einmal im System. Aus seinen Daten entsteht das Angebot; nimmt er an, wird daraus ohne Neueingabe die Rechnung.
- 2Rechnung und Beleg
Rechnungen — von der Anzahlung über die Schluss- bis zur Gutschrift — werden nach § 14 UStG validiert erstellt und lassen sich als XRechnung exportieren. Wiederkehrende Leistungen fakturieren sich nach Zeitplan von selbst.
- 3Zahlung und Abgleich
Kunden zahlen per SEPA-Lastschrift oder online per Karte über Stripe; eingehende Zahlungen werden den offenen Posten automatisch zugeordnet.
- 4Mahnwesen nur bei Bedarf
Überschreitet eine Rechnung ihr Zahlungsziel, startet die Eskalation von selbst — mit Ihren Vorlagen. Ein erkannter Zahlungseingang stoppt sie automatisch, sodass Mahnungen nur echte Säumige treffen.
Der entscheidende Punkt ist die automatische Zuordnung: Wer bezahlt hat, wird nie gemahnt. Das klingt selbstverständlich, ist aber genau die Stelle, an der getrennte Systeme regelmäßig danebenliegen.
Wiederkehrendes automatisieren
Der größte Zeitgewinn liegt bei den Leistungen, die jeden Monat gleich abgerechnet werden. Abo- und Billing-Pläne fakturieren wiederkehrende Leistungen, abrechenbare Aufgaben und erfasste Zeiten nach Zeitplan automatisch — aus der geleisteten Arbeit wird die Rechnung, ohne dass jemand daran denken muss.
Prüfen Sie, welche Ihrer Rechnungen sich Monat für Monat wiederholen. Genau diese gehören in einen Abrechnungsplan — dort sparen Sie die meiste wiederkehrende Handarbeit.
Ein Vorgang, ein Stand
Wenn Kontakt, Angebot, Rechnung, Zahlung und Mahnung an einem Vorgang hängen, ist der Stand jederzeit ablesbar — ohne fünf Programme zu öffnen. Das ist der eigentliche Gewinn der Durchgängigkeit: nicht nur weniger Tipparbeit, sondern der jederzeitige Überblick, ob ein Auftrag verrechnet und bezahlt ist.
Wie Angebote, Fakturierung, Zahlung und Mahnwesen in einer Pipeline zusammenlaufen, zeigt die Modulseite im Detail.